Onboarding – Bedeutung, Chancen & Risiken

Englische Begriffe sind in der deutschen Wirtschaft schon lange keine Seltenheit mehr. Doch was bedeutet Onboarding genau? Wie sollte man vorgehen? Und wie lassen sich Probleme und Unsicherheiten vielleicht vermeiden?

Seit der Fachkräftemangel den Arbeitsmarkt bestimmt und Diskussionen über Ungleichheiten in der Arbeitswelt immer präsenter werden, gewinnt auch das Onboarding in Unternehmen zunehmend an Bedeutung, denn nur mit einer zielführenden Einarbeitung bindet man die Fachkräfte langfristig ans eigene Unternehmen. Das Einstellen neuer Mitarbeitender ist für gewöhnlich ein kostspieliger sowie zeitintensiver Prozess, wodurch die Personalbeschaffung meist an externe Personalberatungen ausgelagert wird. Doch Personalberatungsunternehmen helfen lediglich bei der Besetzung der Vakanzen. Geht es jedoch um die Einarbeitung, so sind die Unternehmen meist auf sich allein gestellt. 

Um Talente für sich zu gewinnen und langfristig ans Unternehmen zu binden, muss schon vor der Einladung zum Gespräch investiert werden, denn der Arbeitgebermarkt hat sich schon lange zu einem Arbeitnehmermarkt gewandelt. Die Situation hoher Konkurrenz auf knappe Stellenangebote hat sich zum Gegenteil gewendet. Aufgrund des Führungskräftemangels haben Arbeitnehmende die Auswahl zwischen verschiedenen beruflichen Möglichkeiten. Nun sind sie in der Position, nur den Arbeitsplatz auszuwählen, mit dessen Zielen sie sich identifizieren können und wessen Ideen sie unterstützen wollen1. Das bedeutet im Umkehrschluss für Unternehmen: Ab sofort muss Eindruck hinterlassen werden! Der erste Eindruck zählt. Stimmt die Unternehmensphilosophie? Ist ein Unique Selling Point (USP) vorhanden? Kann ich mich mit den Werten des Unternehmens identifizieren? Gefällt mir die Employer Brand? Hier ist ein sympathisches Auftreten der Unternehmen gefragt, was bedeutet, dass die soziale Integration und ein positives Image ab jetzt zur Kernkompetenz im Einstellungsprozess werden2.

ONBOARDING – WAS IST DAS?

Der Begriff des Onboardings kommt aus dem Personalmanagement und bedeutet wörtlich übersetzt so viel wie „neue Leute mit an Bord nehmen“. Das heißt, beim Onboarding Prozess wird der Fokus auf das strukturierte und funktionale Einarbeiten neuer Mitarbeitender (Onboardees) ins Unternehmen und in etwaige Aufgabenbereiche gelegt3. Hierbei geht es nicht ausschließlich um die stupide Einarbeitung der Talente, sondern vor allem um Maßnahmen, die das soziale Einleben ins Unternehmen unterstützen.  

Die ersten Tage des Onboardings neuer Mitarbeiter:innen sind entscheidend für eine funktionierende und positive Bindung zum Unternehmen. Wird ein Onboardee richtig eingearbeitet, so entsteht automatisch ein Gefühl der Zugehörigkeit und des Willkommenseins. Denn, wer geht nicht mit einem guten Gefühl zur Arbeit, wenn man sich gut mit den Kolleg:innen versteht? Hat man dieses Gefühl erstmal bei neuen Mitarbeitenden ausgelöst, so ist es sehr wahrscheinlich, dass sich das positiv auf die Arbeitsmoral und -motivation ausübt, was zu besseren Leistungen führt4. Denn, wenn einem das Unternehmensziel selbst am Herzen liegt, besitzt man meist auch mehr Motivation dieses durchdacht umzusetzen als bei Zielen, mit dem man sich nicht identifizieren kann oder möchte.  

Leider muss man jedoch sagen, dass Unternehmen meist eher schlecht als recht auf neue Talente vorbereitet sind. Log-In Daten fehlen, Nutzerkonten sind nicht angelegt, niemand fühlt sich zuständig und die zur Einarbeitung beauftragte Person ist nicht im Hause oder hat zu wenig Zeit5. Wie soll sich ein Onboardee da zurechtfinden?

Jedoch gibt es für die systematische Integration von neuem Personal einfache Tipps und Tools, welche Unternehmen dabei unterstützen, ein passendes Onboarding Konzept zu entwickeln. Dazu gehören beispielsweise eine klare Aufgabenverteilung, das Schaffen sozialer Kontakte und eine harmonische Einbindung ins Unternehmen und dessen Ziele. Ein reger Informationsfluss sowie eine Einarbeitung in Regeln und Gepflogenheiten innerhalb des Unternehmens tragen ebenfalls positiv zum Einleben bei6. Im Endeffekt geht es um Zugehörigkeit und Transparenz.

Psychologisch gesehen gliedert sich der Onboarding Prozess in vier Phasen.

  • Erwartung
  • Begeisterung
  • Ernüchterung
  • Integration

Anfänglich werden die Erwartungen an den neuen Job hochgeschraubt und man kann es kaum erwarten, endlich anzufangen. Doch plötzlich ist alles neu. Man kennt niemanden, man weiß nicht wohin und eigentlich ist sich gar mehr so sicher, was man hier eigentlich macht. Eine bekannte Situation? Schnell tritt ein ernüchterndes Gefühl ein, denn plötzlich wird einem bewusst, wie komplex die eigene Unwissenheit über bestehende Vorgänge im neuen Unternehmen eigentlich ist. Wenn einem da keiner unter die Arme greift, wächst die Überforderung schnell über den Kopf, man wird frustriert und plötzlich ist ein Absprung und eine erneute Jobsuche gar keine so schlechte Idee mehr7. Doch Unternehmen können genau diesem Prozess entgegenwirken, wenn sie ihre Onboardees anfänglich ein bisschen an die Hand nehmen und die Einarbeitung systematisch angehen.

Der erste Schritt ist beispielsweise eine feste Person oder auch Mentor:in, die bei der Einarbeitung und jeglichen Fragen zu Verfügung steht. Diese kleine Orientierungshilfe tragen bereits maßgeblich zu einer erfolgreichen Einarbeitung bei. Denn wer hat nicht gerne eine Bezugsperson in einem neuen Umfeld?

Für Führungskräfte ist es besonders wichtig, ein zielführendes Onboarding Konzept zu erstellen. Jede Führungskraft muss sich schließlich zu 100% auf die Angestellten verlassen können, ansonsten kann nicht wirtschaftlich gearbeitet geschweige denn Ziele fristgereich erreicht werden8.

DIE DREI GRÖßTEN FEHLER BEIM EINARBEITUNGPROZESS9

Funkstille.

  • Anfängliche Unternehmenspräsentationen, eine kleine Stunde Unternehmensgeschichte zum Einstieg und große Worte über Wir-Gefühl auf der Arbeit. Vorfreude auf den neuen Job und dann plötzlich Funkstille. Man steht vor den Türen der neuen Firma und niemand wurde über das eigene Kommen informiert. Richtige Freude über die neue Anstellung sieht dann anders aus. Doch wie bereits der britische Unternehmer Richard Branson zu sagen pflegte: „Communication is the most important skill any leader can possess“10. Denn ohne Kommunikation läuft nichts. Eine einfache Rundmail, eine kurze Information per Teams und schon ist das Problem gelöst.

Überfrachtung.

  • Alle Aufgaben auf einmal, keine Einarbeitung und viel Freiraum – das schreit schon fast nach Überforderung. Einfach ins kalte Wasser geschmissen zu werden ist nie einfach. Wenn jedoch eine folgende Einarbeitung ausbleibt, kann das fatal für die Arbeitsmoral werden. Meist ist schon eine Kaffeepause und ein klärendes Gespräch mit den Kolleg:innen, um das wieder wett zu machen. Seitens der Unternehmen kann ein Gefühl der Überforderung jedoch vermieden werden, wenn Onboardees anfänglich gut willkommen geheißen und eingearbeitet werden. Klare Aufgabenstellungen mit Deadlines, eine gründliche Einarbeitung mit folgendem Feedback und regelmäßige Gespräche über die Arbeitsqualität können hier aushelfen.

Informationsknappheit.

  • Doch nicht nur zu viele Informationen auf einmal haben einen schlechten Einfluss auf die Arbeitsmoral. Bleibt jeglicher Informationsfluss aus, kann dies umso fataler für die Leistung sein. Wenn ein Onboardee nicht über Abläufe oder notwendige Dokumente Bescheid weiß, bleiben gewisse Arbeiten einfach liegen. Der Schlüssel zu einem problemlosen Einstieg ins neue Unternehmen ist und bleibt eine systematische Einarbeitung in Aufgaben, Abläufe und bisherige Zwischenstände der Arbeit.

Doch was sind eigentlich die Hauptziele erfolgreicher Onboarding Maßnahmen? Im Endeffekt geht es darum, mit Transparenz und Einbindung, Integration in den Arbeitsalltag sowie in die Unternehmensabläufe zu schaffen. Onboardees sollen sich willkommen fühlen und ein Wir-Gefühl mit den Mitarbeitenden sowie dem Unternehmen aufbauen. Denn eine Employer Brand kann nur positiv nach außen getragen werden, wenn die Arbeitnehmenden das Unternehmen als guten Arbeitgebenden ansehen und das Image auch nach außen hin verbreiten11. Um das zu erreichen, könnte eine Checkliste im Vorhinein dazu dienen, den Weg ins neue Unternehmen zu erleichtern. Dafür könnte beispielsweise eine gemeinsame Konferenz helfen, um zusammen mit dem Onboarding Management Punkte zu entwickeln, die den Integrationsprozess fördern. Somit wüssten alle im Unternehmen über den Eintritt eines neuen Mitarbeitenden Bescheid und könnten dementsprechend handeln. Um einen Leitfaden für eine erfolgreiche Einarbeitung entwickeln zu können, haben wir die wichtigsten Punkte schon mal zusammengefasst.

ONBOARDING CHECKLISTE

Vor dem Arbeitsstart:

  • Ist der Arbeitsplatz eingerichtet?
  • Liegen Konten/ Passwörter parat?
  • Sind alle Informationen bereitgestellt?
  • Sind Kolleg:innen informiert?
  • Sind Ansprechpartner:innen festgelegt?
  • Ist der Arbeitsbeginn allen bekannt?
  • Ist die Einführung vorbereitet?

Der erste Arbeitstag:

  • Wer übernimmt die Begrüßung?
  • Liegen Ausweise oder Zugangskarten/ Schlüssel bereit?
  • Sind die Aufgaben klar?
  • Ist ein Feedbackgespräch vorbereitet?
  • Ist vielleicht eine gemeinsame Mittagspause geplant?
  • Ist eine EDV-Einweisung organisiert?

Im weiteren Verlauf der ersten Monate:

  • Ist eine Feedbackkultur vorhanden?
  • Sind alle Fragen geklärt?
  • Ist eine Hilfestellung gegeben?
  • Sind Weiterbildungen geplant/ organisiert?
  • Sind Teambuilding und Events vorhanden und terminlich geklärt?

ONBOARDING IN ZEITEN VON CORONA

Doch vor allem durch die Corona Krise, wenn persönliche Treffen zur Seltenheit werden, wird das Onboarding Management vor neue Herausforderungen gestellt.

Wenn der Kontakt in persona fehlt, muss umso mehr Wert auf die digitale Zwischenmenschlichkeit im Homeoffice gelegt werden. Räumliche Distanz erschwert sicherlich den Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeitender, hindert jedoch nicht unbedingt die Bindung dieser, wenn man das Onboarding richtig angeht. Meist wird hierbei von großen Firmen auf Onboarding Tools gesetzt, um die Aufgaben aller transparent darzustellen und zuständige Personen festzulegen12. 50% der Unternehmen weisen Probleme bei der Integration neuer Mitarbeitender auf, nicht selten wegen fehlender Zeit. Wenn Orientierungshilfen gänzlich ausbleiben, werden die Chancen einer schnellen Fluktuation erhöht, denn fast 90% der Onboardees entscheiden noch in der Probezeit, ob sie langfristig in dem Unternehmen bleiben wollen13.

Für Unternehmen und Führungskräfte bedeutet das: Lieber früher als später in die Integration von Onboardees investieren, denn ansonsten kann es gut passieren, dass diese das Unternehmen schneller verlassen als geplant. Weshalb also nicht gemeinsam ein Konzept erstellen, wie man Onboardees am besten in die Unternehmenskultur einbindet, sodass sie sich integriert fühlen und langfristig dem Unternehmen erhalten bleiben? Denn ständig wechselnde Kolleg:innen tragen nicht gerade zum Gemeinschaftsgefühl bei und binden umfassend Zeit und Kosten des Unternehmens.  

QUELLEN

[1] https://fachkraftmangel.io/artikel/der-wandel-vom-arbeitgebermarkt-zum-arbeitnehmermarkt/

[2][3][7] https://de.wikipedia.org/wiki/Onboarding

[4][5]5[6][11] https://softgarden.de/ressourcen/glossar/onboarding/

[8] https://link.springer.com/content/pdf/10.1007%2F978-3-658-30674-8.pdf

[9] https://karrierebibel.de/onboarding/#Onboarding-Fehler-Die-3-schlimmsten

[10] https://www.forbes.com/sites/carminegallo/2015/07/07/richard-branson-communication-is-the-most-important-skill-any-leader-can-possess/?sh=cdbf1762e8af

[12][13] https://onlinemarketing.de/karriere/human-resources/onboarding-in-zeiten-von-corona