Spätestens seit Beginn der Corona-Pandemie ist das Homeoffice für den Großteil der Arbeitsgesellschaft in Deutschland zum Alltag geworden. Insgesamt arbeitete rund ein Viertel aller Deutschen nach Beginn der Corona-Pandemie 2020 im Homeoffice.1 Die allgemeine Sorge, dass unter der Arbeit im Homeoffice die Produktivität leide, scheint unbegründet, denn laut einer aktuellen Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung stellt die Mehrheit der befragten Unternehmen keinen Unterschied in der Produktivität ihrer Mitarbeitenden fest.2 Deutlich verschlechtert hingegen hat sich die innerbetriebliche Kommunikation der befragten Betriebe – ein Drittel aller Studienteilnehmer gibt an, die Kommunikation innerhalb der Telearbeit beeinträchtigt gewesen.3
Was sind die konkreten Ursachen dieser Verschlechterung der Team-Kommunikation?
Die Gründe dafür liegen unter anderem in den Dimensionen der Kommunikation, die vom Wegfallen der physischen Präsenz betroffen sind.4 Die Mimik unseres Gegenüber bleibt uns im Voice Call verborgen, selbst beim Video Call ist diese nur schwer zu erfassen, die Internetleitung sorgt für akustische und visuelle Ruckler und Körpersprache wie Grundstimmung im Raum können wir schwieriger wahrnehmen und deuten. Die Folge daraus ist, dass Missverständnisse in der Team-Kommunikation entstehen, welche es zu vermeiden gilt. Missverständnisse sorgen nämlich nicht nur für Spannungen im Team, sondern im schlimmsten Fall auch zur Gefährdung der Zielerreichung.
Das Konzept „Team“ auf dem Prüfstand
Nichtsdestotrotz lässt sich auf Teamarbeit nicht verzichten. Jobs, Fähigkeiten, Anforderungen und auch Menschen werden diverser und individueller und schafft man es die richtigen Individuen planvoll, sinnhaft und zielorientiert zu einem Team zusammenstellen, profitieren selbst herausfordernde Projekte übermäßig davon. Aristoteles, der griechische Philosoph sagte: „Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile“, eine berühmtes Zitat, welches die Manager von Google inspirierte, die firmeninterne Studie „Aristotle Project“ in die Wege zu leiten.5 In der Überzeugung, dass ein Team umfangreichere Arbeit als eine einzelne Person leistet, stellte sich folgende Frage: Was sind die Grundsteine für erfolgreiche Teamarbeit? Laut den Ergebnissen der Google Studie sind es fünf Faktoren, die es einer Gruppe ermöglichen, Höchstleistungen abzurufen.
1. Psychologische Sicherheit
Jeder Mitarbeiter muss sich sicher genug fühlen, Entscheidungen zu treffen, Fragen zu stellen, Risiken einzugehen und seine Fehler zuzugeben. Denn Teammitgliedern, denen diese Sicherheit nicht gewährt wird, werden ohne Fragen nicht für Wissenszuwächse bei sich und anderen sorgen, werden für sie risikobehaftete aber eigentlich notwendige Entscheidungen nicht fällen, und werden auftretende Fehler zu kaschieren versuchen.
2. Zuverlässigkeit & 3. Struktur und Klarheit
Zwischen diesen beiden Faktoren herrscht eine starke Korrelation. Im Teamgefüge müssen nicht nur alle Beteiligten wissen, was von ihnen und ihrer Arbeit persönlich erwartet wird, sondern auch über die allgemeine Rollenverteilung und ihren Platz innerhalb dieses Gefüges im Bilde sein. Das individuelle und allgemeine Arbeitsziel sowie der Weg dorthin muss eindeutig und klar sein.
4. Sinnhaftigkeit der Arbeit
Jedes Teammitglied wird von der persönlichen Bedeutung ihrer Arbeit oder Leistung angetrieben. Die Wurzel dieser Bedeutung kann zum Beispiel finanzielle Sicherheit oder auch Selbstentfaltung sein.
5. Wirkung der Arbeit
Zuletzt muss jedes Teammitglied die Wirkung seiner eigenen Arbeit begreifen bzw. verstehen wie ihre Arbeit das Gruppenprojekt vervollständigt, das Unternehmen vorantreibt.
Google erklärt ebenfalls, dass von allen fünf Faktoren die psychologische Sicherheit die wichtigste Kraft ist. Sowohl diese Ebene, als auch die der Zuverlässigkeit sowie Struktur und Klarheit sind in Zeiten des Covid-19-Homeoffice auf dem Prüfstand. „Warum hat mein Kollege immer die Kamera aus?“ „Meine Gruppenmitglieder verstehen mich wegen meiner schlechten Internetverbindung nicht.“ „Ist der Teamleiter momentan zu beschäftigt, um von mir kontaktiert zu werden?“
Ist die physische Anwesenheit notwendig für Team-Höchstleistungen?
Darüber hinaus gibt Google auf der Liste der Faktoren, die nicht für den Teamerfolg von wesentlicher Bedeutung sind, auch die physische Anwesenheit jedes Einzelnen an. Allerdings ist der Mensch als Gewohnheitstier in ungewissen Zeiten natürlich leicht zu verunsichern.
In einem Land, in welchem das Homeoffice bis vor der Covid-19 Pandemie noch nicht Gang und Gäbe war, wurden schließlich Millionen von Menschen dazu verpflichtet bis auf Weiteres Zuhause zu arbeiten. Da der Prozentsatz der Beschäftigen im Homeoffice in Deutschland zuletzt vor der Corona-Pandemie bei 4% lag, lässt sich davon ausgehen, dass nicht die physische Abwesenheit der Mitglieder die Team-Kommunikation behindert, sondern viel eher die Eingewöhnung in eine zuvor ungewohnte, flexible Arbeitsstruktur, welche sich für alle Beteiligten schwierig darstellt. CEOs und Teamleitungen fürchten den Kontrollverlust, Mitarbeiter hingegen die Verantwortung, berufliches und privates Leben zu trennen.6 7
Was gilt es zu tun?
Gerade wenn Unsicherheiten im Raum stehen, muss man Probleme proaktiv angehen; ergo die Team-Kommunikation im Homeoffice muss sich verbessern. So stellt sich die Frage, was man tun kann. Die Faktoren des Fundaments erfolgreicher Teamarbeit, mit welchen wir uns befassen müssen, um für eine Verbesserung der Team-Kommunikation zu sorgen, sind:
- Psychologische Sicherheit
- Zuverlässigkeit
- Struktur und Klarheit
Um diese Säulen in Stand zu setzen, folgen hier nun einige Tipps.
Tipp 1:
Richten Sie Ihren Arbeitsplatz Zuhause gezielt ein 8
Um ungestörtes, konzentriertes Arbeiten bestmöglich zu etablieren, ist eine ruhige Arbeitsatmosphäre notwendig. Dazu gehört es einerseits, sich seinen Arbeitsplatz nach bestem Wissen und Gewissen einzurichten, andererseits aber auch dafür Sorge zu tragen, dass alle weiteren Anwesenden im Haus wissen, dass Sie arbeiten, und dies berücksichtigen, um Sie für Ihre Projekte zu entlasten. Ablenkungen treten natürlicherweise auf, trotzdem kann man durch klare Kommunikation diesbezüglich proaktiv gegenwirken.
Tipp 2:
Schaffen Sie klare Strukturen 9
Vergleichen Sie vorherige Gespräche mit dem Aktuellen – Was hat sich verändert? War die Unterhaltung eher positiver oder negativer als die Vorherigen? Außerdem sollten alle Parteien selbstreflektiert agieren und sich selbst eingestehen, was gut und was eher schlecht in der letzten Periode funktioniert hat.
Tipp 3:
Nutzen Sie Dokumentation 10
To-Do-Lists, Berichterstattungen, Reflexionen, Meeting-Ziele – die Liste von Möglichkeiten scheint endlos und nicht alle dieser Dokumentationsmittel müssen zwangsläufig genutzt werden. Jedoch kann sie vor allen am Anfang der Homeoffice-Arbeit allen Mitarbeitenden helfen, Strukturen festzulegen. Die individuell passenden Dokumentationsmittel unterstützen Sie dabei, zum Beispiel Deadlines und Zuständigkeiten – egal ob Ihre eigenen, die Ihrer Kollegen oder die allgemeinen- im Überblick zu behalten.
Tipp 4:
Leben Sie die Maximen Vertrauen, Geduld und Wertschätzung vor 11 12 13
Wertschätzende Kommunikation ist der beste Weg, um psychologische Sicherheit herbeizuführen. Egal ob Arbeitgeber oder Arbeitnehmer: leben Sie diese Maxime vor, und Menschen und Kollegen werden es bemerken und aufgreifen. Virtuelle Treffen abseits von Arbeit können außerdem helfen, für eine Arbeitsatmosphäre geprägt von Offenheit und Wertschätzung zu sorgen, in welcher jeder Mitarbeiter sich sicher fühlen kann.
Quellen
[4] https://blog.karrieretutor.de/new-work/kommunikation-im-home-office/
[5] https://rework.withgoogle.com/print/guides/5721312655835136/
[7] https://www.placetel.de/blog/home-office-vorteile-und-nachteile
[8] [9] [10] https://blog.karrieretutor.de/new-work/kommunikation-im-home-office/
[11] https://goodjobs.eu/blog/article/wie-klare-kommunikation-im-home-office-fuer-gute-gefuehle-sorgt
[13] https://www.vdi-wissensforum.de/news/5-tipps-fuer-feedback-und-kommunikation-im-homeoffice/