Entwicklungsgespräche als essenzieller Erfolgsfaktor

Die eigenen Mitarbeitenden zu fördern, fordern und entwickeln aber nicht zu überfordern ist sicher mit einer der schwersten Aufgaben einer jeden Führungsperson. Entwicklungsgespräche sind hier der Schlüssel zu einer nachhaltigen und erfolgreichen Führung im Unternehmen. Denn schließlich werden Entwicklungsgespräche als kommunikatives Führungsinstrument beschrieben und sind notwendig, um den Anforderungen aller Parteien im Unternehmen gerecht zu werden.1 Doch was sind Entwicklungsgespräche? Worauf sollte der Fokus liegen? Welche Ziele sollten verfolgt werden und mit welchen Tipps kann man sich auf schwierige Fragen vorbereiten?

Was sind Entwicklungsgespräche?2 3

Im Endeffekt geht es bei Entwicklungsgesprächen darum, Feedback zu bekommen und Feedback zu geben. Oft spricht man in solchen Feedbackgesprächen vom sogenannten 360-Grad-Feedback.

Meist werden angesetzte Jahresmitarbeitergespräche (auch Entwicklungsgespräche, Feedbackgespräche oder Personalgespräche genannt) als eher unangenehm wahrgenommen. Doch richtig umgesetzt beinhaltet eine solche Unterhaltung große Chancen und wirkt sich für beide Seiten gewinnbringend aus.

Schließlich haben Mitarbeitende sowie Führungskräfte ein Interesse daran, sich beruflich sowie persönlich weiterzuentwickeln und individuelle Beziehungen zu anderen am Arbeitsplatz aufzubauen. Ein langfristiger Unternehmenserfolg liegt am Ende darin, sich um Mitarbeitende zu kümmern und ihren Bedürfnissen entgegenzukommen, um ein langfristiges Bleiben im Unternehmen sowie ein stetiges Weiterentwickeln zu gewährleisten. Regelmäßige Gespräche sind hier eine sensible Art zu messen, wo sich der aktuelle, individuelle Leistungs- und Wissensstand sowie der des Unternehmens befinden und wohin sie sich entwickeln.

Eine ausgeprägt etablierte Kultur von Personalentwicklungsgesprächen zeigt den Angestellten, dass viel Wert auf mitarbeiter- sowie zukunftsorientiertes Arbeiten gelegt wird.

Worauf kommt es in Mitarbeitergesprächen an?4 5

Zuallererst muss klargestellt werden, dass das Gespräch kein stupides Frage-Antwort-Spiel ist, sondern eine zielgerichtete Unterhaltung, aus der beide Parteien im besten Fall gestärkt und positiv gestimmt herausgehen. Es ist von großer Bedeutung, dass Führung hierbei als Kommunikationsarbeit verstanden wird. Nur so kann die Employer Brand langfristig gestärkt werden und ermöglicht es dem Unternehmen, im War for Talents herauszustechen und somit Young Potentials zu erreichen.

Bei Entwicklungsgesprächen spielt Offenheit eine wichtige Rolle. Diese sollte sich insbesondere auf die Wünsche und Ziele sowie auf eine gewisse Weitsicht für Zukunftsoptionen beziehen. Der Fokus eines solchen Gesprächs sollte dann auf die berufliche Entwicklung gelegt werden, um gemeinsam herauszuarbeiten, worin fachliche und menschliche Weiterentwicklungspotenziale liegen.

Oft ist es hilfreich, sich im Vorhinein Gedanken zu diesem Gespräch zu machen und eine Art Leitfaden anzufertigen. Dabei geht es nicht um einen exakten Ablauf, der eingehalten werden muss, sondern eher um eine Sammlung von Themen, über die auf jeden Fall gesprochen werden muss. Es sollte sich also von beiden Gesprächsseiten aus auf die Unterhaltung vorbereitet werden, um nicht im Nachhinein über eine vertane Chance enttäuscht zu sein.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist es, sich in einem Mitarbeitergespräch auf Augenhöhe zu begegnen. Schließlich dient das Gespräch dazu, dass die Führungskraft einen Einblick in die individuelle Zufriedenheit bekommt und die andere Partei die Möglichkeit erlangt, sich über eventuelle Engpässe oder Verbesserungsmöglichkeiten (bezogen auf Arbeitsprozesse oder den persönlichen Umgang) auszutauschen. Hier sollten hierarchische Strukturen in den Hintergrund rücken.

Zum generellen Ablauf lässt sich sagen, dass die Einteilung der Zeit meist individuell auf jedes Unternehmen zugeschnitten wird. In den häufigsten Fällen wird jedoch mit ein wenig Smalltalk gestartet, um das Eis zu brechen. Anschließend wird rekapituliert, was bereits von den im letzten Gespräch vereinbarten Zielen umgesetzt wurde, um schließlich zu dem Punkt zu kommen, was in der kommenden Periode verbessert werden kann. Hier werden neue Ziele und Möglichkeiten erarbeitet, um die Zufriedenheit zu steigern sowie Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten.

Doch Vorsicht! Feedbackgespräche dienen nicht dazu, sich gegenseitig „Honig um den Bart zu schmieren“, sondern auch Kritik aneinander zu äußern. Da das Thema Kritik jedoch nicht von jeder Person gleich aufgefasst wird und sich viele hier schnell persönlich angegriffen fühlen, sollte man bei der Äußerung von Kritik jedes Wort auf die Goldwaage legen. Selbstverständlich ist es wichtig, die anfallende Kritik zu äußern, jedoch sollte man sich dabei Folgendes in den Kopf rufen: „Der Ton macht die Musik“.

Was ist das Ziel im Personalentwicklungsgespräch?6

Es wird also klar, Entwicklungsgespräche sind kein Thema, das mit einer einzigen Unterhaltung im Jahr abgehakt wird und bis zum nächsten Jahr vernachlässigt werden kann – aus den Augen aus dem Sinn.

Das Ziel ist es, Schlüsse aus der Nachbereitung dieser Gespräche zu ziehen und daraus zu lernen. Denn nur so lassen sich die Vereinbarungen und Ziele sowie die Fort- und Rückschritte dieser messen. Es lässt sich demnach zur Häufigkeit von Entwicklungsgesprächen eins sagen: sie sollten regelmäßig stattfinden.

Dabei sollen berufliche Optionen in den Mittelpunkt gerückt und konkrete Entwicklungsoptionen benannt werden.

Was sollten Führungskräfte unbedingt tun/ sein lassen?7

Was Führungskräfte unbedingt umsetzen sollten:Was Führungskräfte tunlichst vermeiden sollten:
Nutzung eines LeitfadensFühren eines Monologs
Verwendung konkreter FormulierungenUnterbreitung von Unterstellungen
Sicherstellung einer ungestörten Gesprächsatmosphäre inkl. ZeitpufferGesprächsabbruch aufgrund mangelnder Zeit
Respektvoller UmgangIntransparentes Handeln
Positiver GesprächstenorVorschreiben von Regeln
Sorgfältige NachbereitungAufschub jeglicher Feedbackgespräche

Beispielfragen in Mitarbeiterbeurteilungsgesprächen: 8 9

  • Mit welchen zukünftigen Änderungen rechnen Sie in Ihrem Arbeitsbereich? (Bspw. technologischer Fortschritt) Was benötigen Sie, um die anstehenden Herausforderungen zu meistern?
  • Welche Ziele möchten Sie in diesem Unternehmen verfolgen und erreichen?
  • Von welchen Ihrer Fähigkeiten konnten Sie bisher keinen Gebrauch machen?
  • Welche Ziele setzen Sie sich? Welche Kompetenzen wollen sie erlangen? Welches Wissen wollen Sie sich aneignen?
  • An welchen Aufgaben würden Sie wachsen?
  • Wie sehe Sie Ihre erbrachte Leistung?
  • Was ist Ihr persönlicher Beitrag zum Unternehmenserfolg?
  • Was kann die Führungskraft tun oder verbessern, um Ihnen Ihre Arbeit zu erleichtern?
  • Welche Ziele werden verfolgt bzw. sollten verfolgt werden?

Tipps für ein zielgerichtetes Entwicklungsgespräch: 10

  • Tipp 1:              Gespräch als Chance ansehen

Jede:r sollte mit einer positiven Einstellung an das Gespräch herantreten und es nicht per se als negativ ansehen. Entwicklungsgespräche bieten verschiedene Möglichkeiten endlich die Themen anzusprechen, die von individueller Wichtigkeit sind. Außerdem sollte man aus der Rückmeldung auch Rückschlüsse auf das eigene Verhalten ziehen, um im besten Fall individuell zu wachsen.

  • Tipp 2 :             Entwicklung analysieren

Vergleichen Sie vorherige Gespräche mit dem Aktuellen – Was hat sich verändert? War die Unterhaltung eher positiver oder negativer als die Vorherigen? Außerdem sollten alle Parteien selbstreflektiert agieren und sich selbst eingestehen, was gut und was eher schlecht in der letzten Periode funktioniert hat.

  • Tipp 3:              Kritik nicht persönlich nehmen

Sehr wahrscheinlich wird man in einem Entwicklungsgespräch mit Kritik konfrontiert – das ist ja schließlich auch der Sinn dahinter. Doch Achtung! Diese sollte nicht überinterpretiert werden und zu persönlich genommen werden. Eine berufliche Kritik ist keine Beurteilung der eigenen Persönlichkeit. Ihre Kolleg:innen werden auch nicht ausschließlich positive Kritik erhalten.

  • Tipp 4:              Reflektiert aus dem Gespräch herausgehen

Jede:r sollte aus dem Gespräch herausgehen und sich in einer privaten Nachbereitung Gedanken zum Verlauf des Gesprächs machen. Daraufhin sollte sich überlegt werden, zu welchen Schlüssen die gewonnen Informationen führen. Wer nach dem Gespräch ausschließlich das Negative sieht und alles Positive ausblendet, findet sich schnell in Demotivation wieder.