Steuerfreie Geschenke für Mitarbeiter – was Sie dabei beachten sollten!

Jede:r von uns kennt es: Ein bisschen Aufmerksamkeit seitens der Arbeitgebenden ist einfach Balsam für die Seele. Ob zur Hochzeit, zur Beförderung oder zur bestandenen Ausbildung. Es geht nicht darum, was einem geschenkt wird – die Geste zählt und bewirkt einiges bezüglicher des eigenen Engagements. Doch Schenken im Arbeitsumfeld will gelernt sein! Denn wie die meisten Sachen in Deutschland, sind auch hier Regeln und steuerliche Richtlinien zu beachten. Doch wie können Arbeitgebende steuerfreie Geschenke an Mitarbeiter machen? Welche finanziellen Grenzen sind hier gesetzt und welche Möglichkeiten haben Unternehmen?1

Geschenke an Mitarbeiter: steuerfrei?

Zuallererst sollte geklärt werden: Geschenke dürfen nicht vom Lohn abgezogen werden, denn sie gelten als zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewährter Bonus – eine sogenannte Zusätzlichkeit (8 Absatz 2 Satz 11 EstG2).3

Weiterhin gilt, dass es sich um einen Sachbezug handeln muss und nicht um reine Barauszahlungen4. Präsente für Mitarbeiter beinhalten also ausschließlich den Bezug von Waren und Dienstleistungen5, denn Geldgeschenke müssten regulär versteuert werden6.

Wichtig ist außerdem, dass ein Tauschverbot herrscht, was es verbietet, Arbeitslohn in einen Sachbezug umzuwandeln. Dies widerspräche nämlich der Zusätzlichkeit.7

Mitarbeitergeschenke bis 60 Euro

Generell sagt man, dass Geschenke für Mitarbeiter bis zu einer Grenze von 60 Euro steuerfrei für Unternehmen sowie Mitarbeitende sind (R. 19.6 Abs. 1 LStR8)9. Dabei ist die Freigrenze kein Jahresbetrag, sondern kann mehrfach im Jahr, sogar mehrfach im Monat, ausgezahlt werden. Allerdings können Unternehmen nicht einfach beliebig viele 60 Euro-Geschenke machen, sondern müssen einen besonderen und persönlichen Anlass dazu vorweisen können. Zu diesen besonderen Anlässen zählen beispielsweise Geburtstage, Hochzeiten, die Geburt eines Kindes, eine Beförderung oder ein Abschied10. Ausgenommen von diesen steuerbegünstigten Geschenken sind jedoch Feiertagsgeschenke, wie beispielsweise Oster- oder Weihnachtspräsente für Mitarbeiter, da kein persönlicher Anlass vorliegt. Geschenke an Mitarbeiter über 60 Euro müssen versteuert werden.

Die 44 Euro-Geschenkgrenze: Was bedeutet das? 11 12

Wer seinem Team jedoch außerhalb von besonderen Anlässen danken möchte, kann dies mit einem steuer- und sozialabgabenfreien monatlichen Gehaltsextra tun. Der steuerfreie Sachbezug liegt in diesem Fall bei 44 Euro (ab dem 01. Januar 2022 sogar bei 50 Euro). Diese Aufmerksamkeit darf monatlich vergeben werden und das unabhängig der besonderen Anlässe. Es kann also durchaus vorkommen, dass ein Gehaltsextra (44 Euro) in denselben Monat fällt, wie beispielsweise ein Geburtstag (60 Euro). Wird der 44 Euro-Betrag jedoch auch nur um einen einzigen Cent überschritten, so wird der im gesamten Jahr ausgezahlte Betrag steuer- sowie sozialabgabenpflichtig.

Dieser Grenze unterliegen auch Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter sowie jegliche Art von Gutscheinen. Wichtig zu wissen ist, dass ab Januar 2022 Gutscheinkarten gewisse Zahlungsdienstaufsichtsgesetz (ZAG)-Kriterien erfüllen müssen.

Checkliste: ZAG13

  • Limitierte Netzwerke
    • Einkaufsläden, Einzelhandelsketten, regionale City Cards
      (§ 2 Abs. 1 Nr. 10a ZAG14)
  • Limitiertes Warensortiment
    • Nur für eine Produktionskategorie wie Bekleidung, Kino etc.
      (§ 2 Abs. 1 Nr. 10b ZAG15)
  • Instrument zu steuerlichen oder sozialen Zwecken
    • Für einen bestimmten steuerlichen/ sozialen Zweck             
    • Essen oder für betriebliche Gesundheitsmaßnahmen
      (§2 Abs. 1 Nr. 10c ZAG16)

Der Corona Bonus17

Der allseits bekannte Corona Bonus, welcher von Unternehmen an die Mitarbeitenden ausgezahlt werden kann, ist von der 44 Euro- sowie der 60 Euro-Grenze ausgeschlossen. Der Bonus soll durch schlechte Zeiten helfen und bei all den Herausforderungen der Pandemie unterstützend wirken. Bei den ganzen negativen Nachrichten der letzten Zeit, freuen sich schließlich alle über eine kleine Aufmunterung. Diese ist noch ohne großen bürokratischen Aufwand bis zum 31. März 2022 möglich und kann, laut Bundesfinanzierungsministerium (BMF), pro Mitarbeitenden 1.500 Euro betragen18. Dieser Freibetrag ist somit sozialabgabenfrei und kann als einmaliger Gesamtbetrag oder in vielen Teilbeträgen ausgezahlt werden. Allerdings dürfen die 1.500 Euro nicht überschritten werden! Wie alle entgeltlichen Unterstützungen, muss auch der Corona Bonus im Lohnkonto aufgezeichnet werden.

Achtung: Der Bonus darf unabhängig vom Kurzarbeitergeld ausgezahlt werden!

Geschenke an Arbeitnehmer und ihre positiven Folgen19 20

Kleine Aufmerksamkeiten von oben dienen nicht nur der Wertschätzung, sondern insbesondere der Verbesserung der Employer Brand. Denn wenn sich die Mitarbeitenden dadurch wohler im Unternehmen fühlen, steigt ihre Motivation sowie ihre Zufriedenheit, was zu einem produktiveren und positiveren Unternehmensklima führt. Dies tragen sie nach außen, was eine hohe Arbeitgeberattraktivität ausstrahlt. Außerdem fördert das Wohlbefinden in einem Unternehmen eine langfristige Bindung an dieses.

Beliebte Präsente für Mitarbeiter21 22

Geld ist bekanntlich nicht alles. Viele Mitarbeitende freuen sich beispielsweise viel mehr über einen weiteren Urlaubstag, den sie mit ihren Liebsten verbringen können. Auch Kleinigkeiten wie Blumen als Willkommens- oder Abschiedsgeschenk für Mitarbeiter sind gerne gesehen.

Außerdem sind Geschenkkarten hoch im Rennen – welche jedoch nur in Deutschland und nicht durch einen Umtausch in Geld einlösbar sein dürfen.

Weitere Geschenkideen:

  • Tankgutscheine
  • Essensgutscheine
  • Fitness Geschenke
    • Firmenfahrrad
    • Gesundheitliche Weiterbildung
  • Betriebs-/ Weihnachtsfeiern
    • Dürfen eine Freigrenze von 110Euro p.P. nicht überschreiten

Tipps für steuerfreie Geschenke an Mitarbeiter23

Auch Essen und Getränke in kleinem Umfang bleiben steuerfrei. Dabei handelt es sich um während der Arbeitszeit zur Verfügung gestelltes Mineralwasser, Kaffee, Kekse und Obst. Auch können Unternehmen ihren Mitarbeitenden Heißgetränke und unbelegte Backwaren am Morgen zur Verfügung stellen. Hierbei handele es sich laut Bundesfinanzhof nicht um ein komplettes Frühstück! Sind die Backwaren jedoch beispielsweise mit Käse oder Marmelade belegt, so handelt es sich um eine lohnsteuerpflichtige Sachzuwendung (BFH, Urteil vom 3. Juli 2019, Az. VI R 36/1724) – die deutsche Bürokratie.

Außerdem sind zertifizierte Gesundheitskurse und Maßnahmen für die betriebliche Gesundheitsförderung bis zu 600 Euro im Jahr steuer- und sozialabgabenfrei. Natürlich muss auch diese Leistung unter die Zusätzlichkeit fallen! Wenn der Freibetrag überstiegen wird, muss nur der Betrag über die 600 Euro hinausgehend versteuert werden. Unter diese Gesundheitskurse fallen beispielsweise:

  • Sport-/ Yogakurse mit zertifizierten Lehrenden
  • Rückentraining
  • Massagen
  • Stressbewältigungskurse
  • Ernährungsseminare

    Achtung: Mitgliedsbeitrag für Fitnessstudio/ Sportverein zählen NICHT dazu!

Eine weitere Möglichkeit seine Mitarbeitenden zusätzlich zu entlohnen, ist die Unterstützung bei der Kinderbetreuung. Diese ist in Deutschland in unbegrenzter Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei! Die Option wird oft auch als attraktive Alternative zu einer individuellen Gehaltserhöhung gesehen, da beide Seiten sich die Erhöhung der Sozialversicherung und die Arbeitnehmende-Partei sogar zusätzlich die gestiegenen Lohnsteuerabgaben sparen. Der Zuschuss muss jedoch entfallen, sobald die Kinder ins schulpflichtige Alter kommen.