E-Recruiting – Die neue Form der Personalbeschaffung

Der technologische Fortschritt ist schon vor langer Zeit im Personalbereich angekommen, denn bereits seit den 60er Jahren dominiert die Digitalisierung das Human Resources Management1. Begriffe wie Work-Life-Balance und Homeoffice gewinnen an Bedeutung und spätestens seit dem Eintritt der Generation Y (geb. 1980-1994) in die Arbeitswelt ist klar geworden, dass sich klassische Bewerbungsfahren erneut grundlegend verändern müssen. Dieser erneute Wandel konstituiert sich hauptsächlich daraus, dass der Arbeitsmarkt von einem Angebots- zu einem Nachfragemarkt für Arbeitgebende geworden ist2. Begriffe wie mobile und digitale Arbeit sowie E-Recruiting werden laut. Doch was genau ist E-Recruiting? Welche Möglichkeiten gibt es und welche Vorteile bringt diese neue Form des Recruitings mit sich?

WAS VERSTEHT MAN UNTER E-RECRUITING?

Insbesondere in der Personalberatung und Personalvermittlung ist es unvermeidbar mit der Zeit zu gehen und sich dem digitalen Wandel der Arbeitswelt anzupassen. Denn wer hier nicht mithalten kann, hat keinerlei Chancen im Wettbewerb.

Das E-Recruiting wird zur Schlüsselkompetenz einer jeden Beratungsfirma und allen Headhunter:innen. Doch was bedeutet E-Recruiting auf Deutsch? Der Begriff ist eine Abkürzung für Electronic Recruiting. Dabei geht es um den gesamten Prozess von der Suche neuer Potenziale bis hin zur Kommunikation und Verwaltung des Bewerbungsprozesses mit einer entsprechenden Recruiting Software3. Übersetzt bedeutet es so viel wie elektronische oder digitale Personalbeschaffung.

Das E-Recruiting dient hauptsächlich dazu, den Personalbeschaffungsprozess in Bezug auf Effizienz und Kosten zu optimieren4. Dabei geht es nicht unbedingt nur darum, die Bewerbungsunterlagen per Mail, anstatt traditionell per Post zu verschicken, sondern den gesamten Bewerbungsprozess online zu gestalten und durch vorgefertigte Formulare zeitlich zu optimieren5.

Headhunter:innen matchen Potenziale mit neuen Jobs und Unternehmen mit neuen Potenzialen. Ihr Job ist es nicht mehr, Jobs für bestimmte Personen zu finden, sondern eher andersherum: Sie suchen passende Talente für ausstehende Stellen6

WIE FUNKTIONIERT RECRUITING?

Der Recruiting Prozess besteht aus mehr oder weniger drei Hauptzielen7.

  1. Vereinfachen. Headhunter:innen verfolgen das Ziel, den Personalfindungsprozess so einfach wie möglich zu gestalten. Dabei gilt: Je unkomplizierter, desto besser. Dadurch kann für Unternehmen die Sichtbarkeit und Bewerbendenzahl erhöht werden, was eine bessere Auswahl an Potenzialen verspricht und auf eine langfristige Mitarbeiterbindung hoffen lässt.
  2. Beschleunigen. Die Sichtung zugesendeter Bewerbungsunterlagen, postalisch sowie per E-Mail, ist aufwendig und müßig. Zeit ist bekanntlich Geld und der klassische Bewerbungsprozess fordert von beidem zu viel. Eine Alternative muss her: Das E-Recruiting. Bei dieser Recruiting-Strategie spielt sich alles online ab und digitale Formulare werden vereinheitlicht und vereinfacht, um einen direkten Vergleich zwischen Bewerbenden zu ermöglichen, wodurch unmittelbar eine Vorauswahl getroffen werden kann.
  3. Qualität steigern. Mit einer geeigneten und unterstützenden HR-Recruiting Software kann die bestmögliche Auswahl an Potenzialen garantiert werden. Software gestützte Prozesse ermöglichen eine höhere Präzision und Optimierung der Effizienz sowie eine Minimierung anfallender Kosten.

WAS GIBT ES FÜR RECRUITING KANÄLE?

Laut erhobenen Statistiken, nutzen über 87% der Europäer:innen das Internet – mitunter 95% aller Deutschen8. Daher ist es naheliegend, dass die erste Anlaufstelle bei der Jobsuche das Internet ist. Schnell den Markt überschauen, kurz ein Angebot reinholen, rasch noch das Profil anpassen und mal grade eben eine Bewerbung abschicken9. E-Recruiting muss schnell sein, maximal 30 Minuten soll der gesamte Prozess dauern; lieber weniger. Eine direkte Eingangsbestätigung sorgt für Sicherheit seitens der Bewerbenden und nach zwei bis drei Wochen sollten sich Unternehmen mit einem ersten Feedback melden10. Schnelle Prozesse und kurze Bearbeitungszeiten sind gefragt. Für Unternehmen bedeutet dies meist das Outsourcing an eine externe Personalberatung, da diese Recruiting-Methode nicht nur viel Zeit in Anspruch nimmt, sondern ebenfalls ein gewisses Know-How erfordert.

Bei digitalem Recruiting dürfen auch Social-Media-Kanäle nicht außer Acht gelassen werden. Der durchschnittliche User besitzt private Konten auf Facebook, Instagramm sowie Twitter und nutzt berufsorientierte Netzwerke wie Xing und LinkedIn11. Aktuelle Recruiting Trends zeigen, dass Headhunter:innen nicht selten nach zusätzlichen Informationen über die Potenziale in freizeitorientierten Medien suchen12. Diese Option gewährt einen tieferen Einblick in die Eigenschaften der Potenziale und spart zusätzlich Kosten sowie Zeit. Der ein oder andere Beitrag in gewissen Foren könnte hier ausschlaggebend für den weiteren Verlauf des Recruitings sein. Außerdem lässt sich durch verschiedene Filter herausfinden, ob ein Potenzial eher langfristig gegenüber dem aktuellen Arbeitgebenden ausgerichtet ist oder kurzfristig, was die Person ideal zur direkten Ansprache oder dem Abwerben für einen neuen Arbeitgebenden qualifiziert. Weiterhin bieten die meisten Plattformen die Funktion an, unmittelbar auf einen vollständigen Lebenslauf zugreifen zu können, was einen direkten Überblick über die Qualifikationen bietet und somit einen langen E-Mail Verkehr erspart13.

Außerdem ist es für Unternehmen wichtig, eine gut gefüllte und stetig aktualisierte Internetseite aufzuweisen, um vor allem Vertrauen zu schaffen. Aktuelle Vakanzen sollten ausgeschrieben werden, Bewertungsforen sollten verlinkt sein und das Unternehmensimage sollte bestmöglich dargestellt werden.

WELCHE E-RECRUITING MÖGLICHKEITEN GIBT ES?

Das aktive Recruiting ist schon lange kein Fremdwort mehr. 60% der für Headhunter:innen interessanten Talente weisen aktuell eine gewisse Zufriedenheit in ihrem Job auf und müssen daher aktiv angesprochen werden, um auf etwaige Angebote aufmerksam zu werden14. Um diese passiven Potenziale ideal ansprechen zu können und einen Überblick zu behalten, nutzen viele Firmen verschiedene E-Recruiting Systeme. Auf dem aktuellen Markt gibt es verschiedenste Tools in unterschiedlichen Preissegmenten. Wir bei HR UNIVERSAL wollten jedoch nicht ausschließlich eine Software entwickeln und diese anderen Firmen zu Verfügung stellen, sondern menschliche Expertise mit maschineller Abstraktion verbinden, um jede Vakanz bestmöglich zu besetzen. Darüber hinaus verfolgten wir das Ziel, einen transparenten, digitalen sowie agilen Rekrutierungsprozess zu schaffen, der zu einer Optimierung der Kosten und Risiken führt. So wurde 2014 HR SIMPLEX ins Leben gerufen.

Die HR SIMPLEX-Software kombiniert sämtliche Active und Passive Sourcing-Elemente und kann somit eine vollständige und transparente Marktdurchdringung garantieren. Das Recruiting System ermöglicht eine Übersicht über den gesamten Bewerbungsprozess für den Auftraggebenden in Echtzeit und lässt sich nach Belieben mit verschiedenen Optionen zusammenstellen und kombinieren, sodass für jeden das Richtige dabei ist. Das Dashboard ermöglicht eine unmittelbare Kommunikation mit den Bewerbenden sowie den zuständigen Personalberatenden und einen vollständigen Überblick über alle Potenziale, wodurch ein Eingreifen seitens der Auftraggebenden stets möglich ist. Unternehmen sowie Bewerbende werden zur gleichen Zeit ebenfalls von unseren HR SIMPLEX Spezialist:innen beraten, um die jeweilige Vakanz ideal zu besetzen.  HR SIMPLEX lässt sich somit als ein softwaregestützter Personalgewinnungsprozess auf der Basis von Intelligenz und Erfahrungswerten beschreiben. Dabei kombinieren wir einmalig Innovation mit langjähriger Erfahrung und gehen mit der Digitalisierung mit, denn 97% befragter Personaler:innen sowie Unternehmen bevorzugen einen Bewerbungsprozess, der gänzlich online abläuft15.

VORTEILE DES E-RECRUITINGS

Für Unternehmen liegen die Vorteile offensichtlich in der Optimierung der Kosten sowie der Erweiterung der eigenen Reichweite. Durch die Möglichkeit, das eigene Unternehmen über die Webseite durch Bilder, interaktive Graphiken, Videos sowie weiterführende Links darzustellen, kann das Image des Unternehmens besser zum Ausdruck gebracht werden. Dadurch können passende Talente angesprochen werden, die sich daraufhin aufgrund von Überzeugungen langfristiger an das Unternehmen binden. Außerdem kann durch die Nutzung von Programmen wie beispielsweise HR SIMPLEX ein nachhaltiges Bewerbermanagement betrieben werden, da für jedes Potenzial ein Profil angelegt wird, worauf bei neuen Vakanzen zurückgegriffen werden kann16.

Bei Bewerbenden fallen die Vorteile nicht minder gut aus. Der Aufwand, verschiedene Jobangebote durch Zeitungsartikel zu finden, entfällt, was die Suche nach einer neuen Anstellung erheblich vereinfacht. Außerdem werden Zeit und Kosten gespart, da weder Druckkosten anfallen noch Briefe verschickt werden müssen. Alles geschieht online mit nur wenigen Klicks. Mit einem sorgfältig angelegten Profil auf namhaften Plattformen wird ebenfalls die eigene Sichtbarkeit erhöht, wodurch man von verschiedenen und auch bisher unbekannten Unternehmen sowie Headhunter:innen gefunden werden kann, was unter Umständen neue Türen öffnet17.

Im Endeffekt lässt sich sagen: An E-Recruiting führt kein Weg mehr vorbei. Die Zukunft ist digital. Neue Generationen wachsen ohne jegliche Berührungspunkte zur nicht-digitalen Zeit auf. Generation Y (1980-1994) machte den Anfang und Generation Z (1996-2012) übernimmt nun und hebt die Digitalisierung auf ein neues Level. Sie sind vollständig mit Internet und mobiler Kommunikation aufgewachsen und setzen einen hohen Standard der Nutzung digitaler Möglichkeiten in Unternehmen voraus18. Traditionelle Stellenausschreibungen in Printmedien verlaufen also ins Leere; sie sprechen die gewünschte Generation nicht mehr an. Active Sourcing und E-Recruiting sind nun gefragt, um den „War for Talents“ zu dominieren und High Potentials zielführend anzusprechen19.

Quellen

[1] ECKHARDT, Andreas, Sven LAUMER, Christian MAIER, Tim WEITZEL und DR EMMA PARRY AND PROFESSOR STEFAN STROHMEIER, 2014. The transformation of people, processes, and IT in e-recruiting : Insights from an eight-year case study of a German media corporation. 2014. Emerald Group Publishing Limited. May 27

[2][10][11][12][13][14][16][17][18][19] RAULS, Henning und BWV BERLINER WISSENSCHAFTS-VERLAG GMBH, 2021. E-Recruiting und Headhunting im digitalen Zeitalter. 1. Auflage. Rechtswissenschaftliche Arbeitspapiere der Technischen Universität Braunschweig. 3/2020. ISBN 3-8305-5078-2

[3][4][5][7][9][15] https://karrierebibel.de/e-recruiting/

[6] Finlay, William and Coverdill, James E.. Headhunters, Ithaca, NY: Cornell University Press, 2018. https://doi.org/10.7591/9781501721557

[8] https://de.statista.com/statistik/daten/studie/184636/umfrage/internetreichweite-anteil-der-nutzer-in-europa/